1. Qui sommes-nous

CaptureTech Belgium BV, Nijverheidsstraat 72 Unit 1A, 2160 Wommelgem, Belgique, est responsable du traitement des données personnelles décrites ici : sur ce site, dans la connexion CaptureTech et dans nos applications professionnelles (portail client, portail RMA, portail de commande, Service Desk, Field Service, License Manager et notre CRM). Questions et demandes : privacy@capturetech.com.

2. Ce que nous traitons, pourquoi et sur quelle base

• Formulaires de contact, de devis et de démo : nom, organisation, e-mail, téléphone, votre message, la page et la campagne d'origine. Pour vous répondre et prendre les mesures demandées avant un contrat (RGPD art. 6(1)(b)), et pour le suivi commercial (intérêt légitime, art. 6(1)(f)). Un score classe les demandes pour notre équipe commerciale ; il ne décide jamais rien seul à votre sujet.
• Nos propres statistiques de visite : uniquement avec votre consentement aux statistiques (art. 6(1)(a)) ; sans lui, votre navigateur ne nous envoie rien et rien n'est compté. Avec lui : page vue, type d'appareil, pays, site de provenance, un identifiant visiteur dans le cookie ct_vid, temps de lecture, défilement, vidéo, téléchargements et vitesse de chargement. Un choix vaut 180 jours et pour la version du bandeau cookies à laquelle vous avez répondu ; ensuite, nous vous le redemandons. Votre choix est conservé comme preuve, avec le texte du bandeau que vous avez vu.
• Reconnaissance d'entreprise : uniquement avec votre consentement aux statistiques ou au marketing (art. 6(1)(a)), nous recherchons l'entreprise de l'adresse réseau de votre visite (connexions professionnelles uniquement). Nous gardons l'entreprise, jamais l'adresse ni vous en tant que personne.
• Google Analytics, Microsoft Clarity et cookies publicitaires : uniquement avec votre consentement (art. 6(1)(a)), par finalité, que vous pouvez retirer à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page.
• E-mails marketing : nom, adresse, entreprise, langue, votre consentement (texte, version, date, source) et ce que vous avez fait de nos e-mails (délivré, ouvert, cliqué). Si vous ne vous êtes pas inscrit vous-même, votre adresse professionnelle provient de notre fichier clients et contacts (Business Central et notre CRM), d’un salon ou d’un événement où vous l’avez donnée, ou d’une source publique d’entreprise ; chacun de ces e-mails le dit et renvoie ici. Avec votre consentement (toujours confirmé par double opt-in) ou, si vous avez vous-même commandé chez nous, pour des produits similaires jusqu'à 36 mois après votre dernière commande (soft opt-in, art. 6(1)(f)). Chaque e-mail a un lien de désabonnement en un clic et une page de préférences ; un désabonnement reste sur notre liste de suppression. Les messages de service aux clients reposent sur le contrat. Nous reprenons aussi des coordonnées de notre administration clients (Business Central) et de notre ancienne liste de newsletter (Mailchimp), avec le consentement ou le désabonnement qui y était enregistré. L'ouverture d'un e-mail et les liens cliqués ne sont mesurés que tant que vous avez consenti à nos e-mails, et plus dès que vous retirez ce consentement ; seulement alors, les liens portent un code, qui ne relie une visite ultérieure à vous que si vous avez aussi accepté les cookies marketing. Sinon, les liens de nos e-mails sont de simples liens. Toute inscription à nos e-mails marketing, y compris sur la page de préférences, est d'abord confirmée par un lien que nous vous envoyons (double opt-in) ; ce lien est valable 30 jours.
• Événements, webinaires et assistant du site : inscription et, pour un webinaire dans Microsoft Teams, présence selon Teams, votre badge si vous le faites scanner sur un salon, et votre conversation avec l'assistant ; pour donner suite à votre demande (art. 6(1)(b) et (f)). L'assistant est un modèle de langage d'IA (Microsoft Azure OpenAI, dans l'UE) ; ne lui confiez pas de données personnelles ou confidentielles. Le même service aide notre rédaction à réécrire, traduire et retranscrire des textes ; ce qu'il écrit est validé par un collaborateur.
• Recherche sur le site : ce que vous recherchez et le nombre de résultats, uniquement avec votre consentement aux statistiques (art. 6(1)(a)) ; les adresses e-mail et numéros de téléphone sont d'abord retirés. Pour améliorer le site.
• Conversions publicitaires : uniquement avec votre consentement au marketing (art. 6(1)(a)), nous chargeons le LinkedIn Insight Tag et signalons un formulaire envoyé à Google Ads et LinkedIn comme conversion ; à LinkedIn avec votre adresse e-mail sous forme de hachage et l'identifiant de clic LinkedIn, afin que LinkedIn puisse le rattacher à un membre. Pour cette mesure, LinkedIn et nous sommes responsables conjoints.
• Cas clients et références : lorsque votre entreprise accepte d'être une référence ou de faire l'objet d'un cas client : votre nom et votre adresse e-mail, ce que vous avez accepté (nom, logo, citation) avec la preuve de votre consentement, l'interview (notes saisies, ou la transcription d'un enregistrement, réalisée avec Microsoft Azure OpenAI dans l'UE lorsque nous l'utilisons), votre décision et votre commentaire, et un lien d'approbation personnel. Nous ne publions votre nom, votre logo et votre citation qu'avec votre consentement (art. 6(1)(a)) ; la préparation du cas repose sur l'intérêt légitime (art. 6(1)(f)).
• Téléchargements par e-mail : si vous demandez un document, nous vous envoyons un lien de téléchargement personnel et conservons votre adresse, le document et le nombre de téléchargements ; pour donner suite à votre demande (art. 6(1)(b)).
• Documents de votre account manager : un cas client ou une présentation envoyés via un lien personnel enregistrent quand ils ont été ouverts, afin que votre account manager puisse assurer le suivi (intérêt légitime, art. 6(1)(f)). Une ouverture n'est transmise à notre CRM que pour les contacts que nous pouvons solliciter, jamais après une opposition ou un désabonnement.
• Nos collègues sur LinkedIn : les collègues qui participent se voient proposer des publications de notre page entreprise à partager sur leur propre profil LinkedIn ; nous conservons la suggestion, un texte proposé et s'ils l'ont partagée (intérêt légitime, art. 6(1)(f)). Le partage est leur propre choix, via LinkedIn, en leur nom.
• Connexion et nos applications professionnelles : votre compte, entreprise, codes de connexion, les seconds facteurs que vous configurez (une passkey, une application d'authentification, des codes de récupération ; jamais une clé privée), navigateurs de confiance, et ce que vous faites dans nos applications : réparations et appareils, demandes de commande, tickets de support et leurs e-mails, bons d'intervention et bons de livraison que vous signez, licences. Pour fournir le service convenu avec votre employeur (art. 6(1)(b) et (f)).
• Journaux de sécurité : connexions, tentatives échouées, modifications d'accès, erreurs, avec l'adresse réseau et le type de navigateur. Pour protéger nos services et détecter les incidents (art. 6(1)(f), et nos obligations de sécurité au titre de la loi NIS2).

3. Destinataires

Uniquement des sous-traitants liés par un contrat de sous-traitance : Microsoft (hébergement Azure, Microsoft 365, Dynamics 365 Business Central, Clarity), Microsoft Azure (Communication Services pour tous nos e-mails et OpenAI pour l'assistant, tous deux dans l'UE), Microsoft Teams (webinaires), LinkedIn (notre page entreprise et, avec consentement, l'Insight Tag et les conversions, pour lesquels LinkedIn et nous sommes responsables conjoints : nous vous communiquons l'essentiel de cet accord sur demande), Google (Tag Manager, Analytics, Ads, avec consentement), notre fournisseur de reconnaissance d'entreprise et notre CRM. Nous ne vendons pas de données personnelles.

4. Hors de l'UE

Certains de ces fournisseurs sont des sociétés américaines. Les transferts reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

5. Durée de conservation

• Formulaires et conversations de chat : 12 mois (spam : 30 jours).
• Statistiques de visite brutes et identifiant visiteur : 24 mois ; recherches d'entreprise : 30 jours.
• Vos recherches sur le site : 24 mois, avec les statistiques. Une conversion publicitaire encore à envoyer : 35 jours au plus.
• Inscriptions aux événements et webinaires, badges scannés et note de notre conversation : 24 mois après l'événement.
• Dans notre CRM : les leads et ce que le site nous a transmis à votre sujet, 12 mois après votre dernière réaction ; les contacts qui ont quitté leur entreprise, 12 mois ; vos visites du site en tant que contact connu et les événements de nos applications, 24 mois ; les données d'utilisation, 13 mois ; les prospects sans aucune interaction, 36 mois ; la piste d'audit du CRM, 7 ans (jamais moins de 2 ans).
• Cas clients : 24 mois après la clôture ou l'arrêt du cas ; un cas refusé ne garde alors rien de vous, un cas publié garde votre nom et la preuve de votre consentement tant qu'il est en ligne, mais plus l'interview, votre commentaire ni le lien d'approbation. Un accord de référence : jusqu'à la date convenue. Liens de téléchargement : valables 30 jours, supprimés 90 jours plus tard. Documents envoyés par un account manager : votre adresse, 24 mois. Publications proposées aux collègues : 24 mois.
• Service Desk : tickets clôturés, 36 mois, puis la personne concernée est anonymisée ; le journal des e-mails de support, les enquêtes de satisfaction et les absences, 24 mois ; les relevés de temps, 7 ans (droit comptable) ; les e-mails de support ignorés, 30 jours.
• Field Service : signatures sur les bons de livraison, avec le nom du signataire, 10 ans ; relevés de temps, 7 ans.
• Portail de commande : paniers, 90 jours ; demandes via les pages de commande publiques, 24 mois ; la personne figurant sur une demande de commande expédiée ou annulée est anonymisée après 24 mois.
• License Manager : e-mails, 12 mois ; le contact d'un essai, les réponses aux enquêtes et les votes sur les demandes de fonctionnalités, 24 mois.
• Connexion : un compte invité jamais activé, 14 jours ; les invitations, 30 jours après leur expiration ou leur réponse.
• Contacts marketing sans interaction : 24 mois ; e-mails : 24 mois. Un désabonnement reste sur la liste de suppression. La preuve de votre consentement est conservée jusqu'à 5 ans après le dernier traitement qui s'appuie sur elle ; le dernier retrait d'une adresse sur la liste de suppression reste tant que l'adresse y figure. Une inscription que personne ne confirme expire après 30 jours.
• Journaux d'erreurs : 90 jours. Historique des modifications du site : 24 mois. Journaux de sécurité : 12 mois (la piste d'audit de la connexion : connexions, tentatives échouées, modifications d'accès, avec adresse réseau et navigateur). Une demande de copie ou d'effacement vaut pour toutes nos applications ensemble, ce site compris.
• Codes de connexion : supprimés un jour après expiration ; navigateurs de confiance : 30 jours après expiration ou révocation.
• Comptes clients : tant que votre organisation est cliente et que vous en êtes le contact.

6. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès et une copie, la rectification, l'effacement, la limitation et la portabilité, et vous opposer à tout moment, notamment à la prospection. Le consentement peut être retiré à tout moment. Écrivez à privacy@capturetech.com ; nous répondons dans un délai d'un mois. Vous n'avez pas besoin d'un compte chez nous : nous traitons une demande à partir de votre adresse e-mail, dans toutes nos applications ensemble. Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be).

7. Sécurité

Connexions chiffrées, connexion en deux étapes pour les clients, et pour le personnel et les administrateurs clients un second facteur qui n'arrive pas par e-mail (une passkey ou une application d'authentification), mots de passe stockés uniquement sous forme de hachage salé, accès par rôle, et un système de gestion de la sécurité de l'information certifié ISO 27001.