1. Wer wir sind

CaptureTech Belgium BV, Nijverheidsstraat 72 Unit 1A, 2160 Wommelgem, Belgien, ist Verantwortlicher für die hier beschriebenen personenbezogenen Daten: auf dieser Website, bei der CaptureTech-Anmeldung und in unseren Geschäftsanwendungen (Kundenportal, RMA-Portal, Bestellportal, Service Desk, Field Service, License Manager und unser CRM). Fragen und Anträge: privacy@capturetech.com.

2. Was wir verarbeiten, warum und auf welcher Grundlage

• Kontakt-, Angebots- und Demoformulare: Name, Organisation, E-Mail, Telefon, Ihre Nachricht, Herkunftsseite und Kampagne. Um Ihnen zu antworten und vorvertragliche Schritte auf Ihre Anfrage zu unternehmen (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b), und zur geschäftlichen Nachverfolgung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Ein Score ordnet die Anfragen für unser Vertriebsteam; er entscheidet nie selbst etwas über Sie.
• Unsere eigene Besucherstatistik: nur mit Ihrer Einwilligung in Statistik (Art. 6 Abs. 1 lit. a); ohne sie sendet Ihr Browser uns nichts, und nichts wird gezählt. Mit ihr: aufgerufene Seite, Gerätetyp, Land, verweisende Website, eine Besucher-ID im Cookie ct_vid, Lesezeit, Scrollen, Video, Downloads und Ladezeit. Eine Wahl gilt 180 Tage und für die Version des Cookie-Banners, auf die Sie geantwortet haben; danach fragen wir erneut. Ihre Wahl speichern wir als Nachweis, mit dem Text des Banners, den Sie gesehen haben.
• Unternehmenserkennung: nur mit Ihrer Einwilligung in Statistik oder Marketing (Art. 6 Abs. 1 lit. a) ermitteln wir das Unternehmen hinter der Netzwerkadresse Ihres Besuchs (nur bei geschäftlichen Anschlüssen). Wir speichern das Unternehmen, nie die Adresse oder Sie als Person.
• Google Analytics, Microsoft Clarity und Werbe-Cookies: nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), je Zweck, jederzeit widerrufbar über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite.
• Marketing-E-Mails: Name, Adresse, Unternehmen, Sprache, Ihre Einwilligung (Text, Version, Datum, Quelle) und was Sie mit unseren E-Mails taten (zugestellt, geöffnet, geklickt). Haben Sie sich nicht selbst angemeldet, stammt Ihre geschäftliche Adresse aus unserer Kunden- und Kontaktverwaltung (Business Central und unser CRM), von einer Messe oder Veranstaltung, auf der Sie sie angegeben haben, oder aus einer öffentlichen Unternehmensquelle; jede solche E-Mail sagt das und verweist hierher. Mit Einwilligung (immer mit Double-Opt-in bestätigt) oder, wenn Sie selbst bei uns bestellt haben, für ähnliche Produkte bis 36 Monate nach Ihrer letzten Bestellung. Jede E-Mail hat eine Abmeldung mit einem Klick und eine Einstellungsseite; eine Abmeldung bleibt auf unserer Sperrliste. Servicemitteilungen an Kunden beruhen auf dem Vertrag. Kontaktdaten übernehmen wir auch aus unserer Kundenverwaltung (Business Central) und unserer früheren Newsletter-Liste (Mailchimp), mit der dort erfassten Einwilligung oder Abmeldung. Ob Sie eine E-Mail geöffnet und welche Links Sie angeklickt haben, messen wir nur, solange Sie in unsere E-Mails eingewilligt haben, und nicht mehr nach einem Widerruf; nur dann tragen die Links einen Code, der einen späteren Besuch erst dann Ihnen zuordnet, wenn Sie auch Marketing-Cookies akzeptiert haben. Sonst sind die Links in unseren E-Mails gewöhnliche Links. Jede Anmeldung zu unseren Marketing-E-Mails, auch auf der Einstellungsseite, bestätigen Sie zuerst über einen Link, den wir Ihnen senden (Double-Opt-in); dieser Link gilt 30 Tage.
• Events, Webinare und der Website-Assistent: Anmeldung und, bei einem Webinar in Microsoft Teams, Teilnahme laut Teams, Ihr Messeausweis, wenn Sie ihn scannen lassen, und Ihr Gespräch mit dem Assistenten; zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f). Der Assistent ist ein KI-Sprachmodell (Microsoft Azure OpenAI, in der EU); teilen Sie ihm keine persönlichen oder vertraulichen Daten mit. Derselbe Dienst hilft unserer Redaktion, Texte umzuschreiben, zu übersetzen und abzuschreiben; was er schreibt, gibt ein Mitarbeiter frei.
• Website-Suche: wonach Sie suchen und wie viele Ergebnisse es gab, nur mit Ihrer Einwilligung in Statistik (Art. 6 Abs. 1 lit. a); E-Mail-Adressen und Telefonnummern entfernen wir vorher. Um die Website zu verbessern.
• Werbe-Conversions: nur mit Ihrer Einwilligung in Marketing (Art. 6 Abs. 1 lit. a) laden wir das LinkedIn Insight Tag und melden ein gesendetes Formular an Google Ads und LinkedIn als Conversion; an LinkedIn mit Ihrer E-Mail-Adresse als Hash und der Klick-ID von LinkedIn, damit LinkedIn es einem Mitglied zuordnen kann. Für diese Messung sind LinkedIn und wir gemeinsam verantwortlich.
• Kundenreferenzen und Fallstudien: wenn Ihr Unternehmen einer Referenz oder einer Fallstudie zustimmt: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, wozu Sie zugestimmt haben (Name, Logo, Zitat) mit dem Nachweis Ihrer Einwilligung, das Interview (getippte Notizen oder die Abschrift einer Aufnahme, erstellt mit Microsoft Azure OpenAI in der EU, wenn wir es nutzen), Ihre Entscheidung und Ihr Kommentar sowie ein persönlicher Freigabelink. Ihren Namen, Ihr Logo und Ihr Zitat veröffentlichen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a); die Vorbereitung der Fallstudie beruht auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Downloads per E-Mail: Wenn Sie ein Dokument anfordern, senden wir Ihnen einen persönlichen Download-Link und speichern Ihre Adresse, das Dokument und wie oft es heruntergeladen wurde; zur Erledigung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Dokumente Ihres Account Managers: Eine Fallstudie oder Präsentation, die Sie über einen persönlichen Link erhalten, erfasst, wann sie geöffnet wurde, damit Ihr Account Manager nachfassen kann (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Eine Öffnung geht nur für Kontakte an unser CRM, die wir ansprechen dürfen, nie nach einem Widerspruch oder einer Abmeldung.
• Unsere Kolleginnen und Kollegen auf LinkedIn: Wer mitmacht, bekommt Beiträge unserer Unternehmensseite vorgeschlagen, um sie im eigenen LinkedIn-Profil zu teilen; wir speichern den Vorschlag, einen Textvorschlag und ob geteilt wurde (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Das Teilen ist ihre eigene Entscheidung, über LinkedIn in eigenem Namen.
• Anmeldung und unsere Geschäftsanwendungen: Ihr Konto, Unternehmen, Anmeldecodes, die zweiten Faktoren, die Sie einrichten (ein Passkey, eine Authenticator-App, Wiederherstellungscodes; nie ein privater Schlüssel), vertrauenswürdige Browser und was Sie in unseren Anwendungen tun: Reparaturen und Geräte, Bestellanfragen, Support-Tickets und ihre E-Mails, Arbeitsaufträge und Lieferscheine, die Sie unterschreiben, Lizenzen. Zur Erbringung des mit Ihrem Arbeitgeber vereinbarten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).
• Sicherheitsprotokolle: Anmeldungen, Fehlversuche, Zugriffsänderungen, Fehler, mit der Netzwerkadresse und dem Browsertyp. Zum Schutz unserer Dienste und zur Erkennung von Vorfällen (Art. 6 Abs. 1 lit. f und unsere Sicherheitspflichten nach dem NIS2-Gesetz).

3. Empfänger

Nur Auftragsverarbeiter mit Auftragsverarbeitungsvertrag: Microsoft (Azure-Hosting, Microsoft 365, Dynamics 365 Business Central, Clarity), Microsoft Azure (Communication Services für alle unsere E-Mails und OpenAI für den Assistenten, beide in der EU), Microsoft Teams (Webinare), LinkedIn (unsere Unternehmensseite und, mit Einwilligung, Insight Tag und Conversions, für die LinkedIn und wir gemeinsam verantwortlich sind: den wesentlichen Inhalt dieser Vereinbarung teilen wir Ihnen auf Anfrage mit), Google (Tag Manager, Analytics, Ads, mit Einwilligung), unser Anbieter für Unternehmenserkennung und unser CRM. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

4. Außerhalb der EU

Einige dieser Anbieter sind US-Unternehmen. Übermittlungen stützen sich auf den EU-US-Datenschutzrahmen oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

5. Speicherdauer

• Formulare und Chatgespräche: 12 Monate (Spam: 30 Tage).
• Rohdaten der Besucherstatistik und die Besucher-ID: 24 Monate; Unternehmensabfragen: 30 Tage.
• Ihre Suchen auf der Website: 24 Monate, mit der Statistik. Eine noch zu sendende Werbe-Conversion: höchstens 35 Tage.
• Anmeldungen zu Events und Webinaren, gescannte Messeausweise und die Notiz zu unserem Gespräch: 24 Monate nach dem Event.
• In unserem CRM: Leads und was die Website über Sie weitergegeben hat, 12 Monate nach Ihrer letzten Reaktion; Kontakte, die ihr Unternehmen verlassen haben, 12 Monate; Ihre Website-Besuche als bekannter Kontakt und Ereignisse aus unseren Anwendungen 24 Monate; Nutzungsdaten 13 Monate; Interessenten ohne jede Interaktion 36 Monate; das Audit-Protokoll des CRM 7 Jahre (nie weniger als 2 Jahre).
• Fallstudien: 24 Monate nach Abschluss oder Stillstand der Fallstudie; eine abgelehnte behält dann nichts mehr von Ihnen, eine veröffentlichte behält Ihren Namen und den Nachweis Ihrer Einwilligung, solange sie online ist, aber nicht mehr das Interview, Ihren Kommentar oder den Freigabelink. Eine Referenzvereinbarung: bis zum vereinbarten Datum. Download-Links: 30 Tage gültig, 90 Tage danach gelöscht. Dokumente eines Account Managers: Ihre Adresse 24 Monate. Kollegen vorgeschlagene Beiträge: 24 Monate.
• Service Desk: abgeschlossene Tickets 36 Monate, danach wird die Person darin anonymisiert; das Protokoll der Support-E-Mails, Zufriedenheitsumfragen und Abwesenheiten 24 Monate; Zeiterfassungen 7 Jahre (Buchführungspflicht); ignorierte Support-E-Mails 30 Tage.
• Field Service: Unterschriften auf Lieferscheinen, mit dem Namen der unterschreibenden Person, 10 Jahre; Zeiterfassungen 7 Jahre.
• Bestellportal: Warenkörbe 90 Tage; Anfragen über die öffentlichen Bestellseiten 24 Monate; die Person auf einer versandten oder stornierten Bestellanfrage wird nach 24 Monaten anonymisiert.
• License Manager: E-Mails 12 Monate; der Kontakt einer Testphase, Umfrageantworten und Stimmen zu Funktionswünschen 24 Monate.
• Anmeldung: ein eingeladenes, nie aktiviertes Konto 14 Tage; Einladungen 30 Tage nach Ablauf oder Antwort.
• Marketingkontakte ohne Interaktion: 24 Monate; E-Mails: 24 Monate. Eine Abmeldung bleibt auf der Sperrliste. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir bis zu 5 Jahre nach der letzten Verarbeitung auf, die sich auf ihn stützt; der letzte Widerruf einer Adresse auf der Sperrliste bleibt, solange die Adresse dort steht. Eine Anmeldung, die niemand bestätigt, verfällt nach 30 Tagen.
• Fehlerprotokolle: 90 Tage. Änderungshistorie der Website: 24 Monate. Sicherheitsprotokolle: 12 Monate (das Audit-Protokoll der Anmeldung: Anmeldungen, Fehlversuche, Zugriffsänderungen, mit Netzwerkadresse und Browser). Ein Antrag auf Kopie oder Löschung gilt für alle unsere Anwendungen zusammen, diese Website eingeschlossen.
• Anmeldecodes: einen Tag nach Ablauf gelöscht; vertrauenswürdige Browser: 30 Tage nach Ablauf oder Widerruf.
• Kundenkonten: solange Ihre Organisation Kunde ist und Sie deren Ansprechpartner sind.

6. Ihre Rechte

Sie können Auskunft und eine Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragung verlangen und jederzeit widersprechen, insbesondere der Direktwerbung. Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Schreiben Sie an privacy@capturetech.com; wir antworten innerhalb eines Monats. Sie brauchen kein Konto bei uns: Wir bearbeiten einen Antrag anhand Ihrer E-Mail-Adresse, in allen unseren Anwendungen zusammen. Sie können sich bei der belgischen Datenschutzbehörde beschweren (Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, dataprotectionauthority.be).

7. Sicherheit

Verschlüsselte Verbindungen, zweistufige Anmeldung für Kunden und für Mitarbeitende und Kundenadministratoren ein zweiter Faktor, der nicht per E-Mail kommt (ein Passkey oder eine Authenticator-App), Passwörter nur als gesalzener Hash, rollenbasierter Zugriff und ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem.