1. Wie zijn wij

CaptureTech Belgium BV, Nijverheidsstraat 72 Unit 1A, 2160 Wommelgem, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hier beschreven staan: op deze website, in de aanmelding van CaptureTech en in onze zakelijke toepassingen (klantenportaal, RMA-portaal, bestelportaal, Service Desk, Field Service, License Manager en ons CRM). Vragen en verzoeken: privacy@capturetech.com.

2. Wat we verwerken, waarom en op welke grond

• Contact-, offerte- en demoformulieren: naam, organisatie, e-mail, telefoon, je bericht, de pagina en campagne waarvan je kwam. Om je te antwoorden en de stappen te zetten die je vraagt vóór een overeenkomst (AVG art. 6(1)(b)), en voor zakelijke opvolging (gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f)). Een score ordent de aanvragen voor ons salesteam; ze beslist nooit zelf iets over jou.
• Onze eigen bezoekersstatistieken: alleen met je toestemming voor statistieken (art. 6(1)(a)); zonder die toestemming stuurt je browser ons niets en tellen we niets. Met toestemming: bekeken pagina, type toestel, land, doorverwijzende site, een bezoekers-ID in het cookie ct_vid, leestijd, scrollen, video, downloads en laadsnelheid (Core Web Vitals). Een keuze geldt 180 dagen en voor de versie van de cookiebanner die je beantwoordde; daarna vragen we het opnieuw. Je keuze zelf bewaren we als bewijs, met de tekst van de banner die je zag.
• Bedrijfsherkenning: alleen met je toestemming voor statistieken of marketing (art. 6(1)(a)) zoeken we op bij welk bedrijf het netwerkadres van je bezoek hoort (alleen bij zakelijke verbindingen). We bewaren het bedrijf, nooit het adres of jou als persoon. Een bedrijf dat we nog niet kennen en in ons klantprofiel past, geven we als bedrijf door aan ons salesteam. Met toestemming voor marketing tonen we inhoud die bij je sector past.
• Google Analytics, Microsoft Clarity en advertentiecookies: alleen met je toestemming (art. 6(1)(a)), per doel, die je altijd kunt intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina.
• Marketingmail: naam, adres, bedrijf, taal, je toestemming (tekst, versie, datum, bron) en wat je met onze mails deed (afgeleverd, geopend, geklikt). Meldde je je niet zelf aan, dan komt je zakelijke adres uit onze klanten- en contactadministratie (Business Central en ons CRM), van een beurs of evenement waar je het gaf, of uit een publieke bedrijfsbron; elke zo’n mail zegt dat en verwijst hiernaar. Met je toestemming (altijd bevestigd met dubbele opt-in), of, als je zelf bij ons bestelde, over vergelijkbare producten tot 36 maanden na je laatste bestelling (soft opt-in, art. 6(1)(f)); voor functionele bedrijfsadressen op gerechtvaardigd belang waar de wet dat toelaat. Elke mail heeft een afmeldlink met één klik en een voorkeurenpagina; een afmelding houden we op onze suppressielijst zodat we je nooit opnieuw mailen. Of je een mail opende en welke links je aanklikte, meten we alleen zolang je toestemming gaf voor onze mails, en niet meer zodra je die intrekt; alleen dan dragen de links een code, die een later bezoek pas aan jou koppelt als je ook marketingcookies aanvaardde. Anders zijn de links in onze mails gewone links. Servicemeldingen voor klanten (onderhoud, security, einde levensduur) sturen we op basis van de overeenkomst. Contactgegevens halen we ook uit onze klantenadministratie (Business Central) en onze vroegere nieuwsbrieflijst (Mailchimp), met de toestemming of afmelding die daar was vastgelegd. Elke inschrijving voor onze marketingmails, ook op de voorkeurenpagina, bevestig je eerst via een link die we je mailen (dubbele opt-in); die link werkt 30 dagen.
• Events, webinars en de chat-assistent: je inschrijving en, voor een webinar in Microsoft Teams, je aanwezigheid volgens Teams, je badge als je die op een beurs laat scannen met je gespreksnotitie, en je gesprek met onze site-assistent; om op te volgen wat je vroeg (art. 6(1)(b) en (f)). De assistent antwoordt alleen uit onze gepubliceerde pagina's; laat je je gegevens achter, dan gaat het gesprek naar ons salesteam. De assistent is een AI-taalmodel (Microsoft Azure OpenAI, in de EU); deel er geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens mee. Dezelfde dienst helpt onze redactie teksten herschrijven, vertalen en uittypen; wat hij schrijft, keurt een medewerker goed.
• Zoeken op de site: wat je zoekt en hoeveel resultaten het gaf, alleen met je toestemming voor statistieken (art. 6(1)(a)); e-mailadressen en telefoonnummers halen we er eerst uit. Om de site te verbeteren.
• Advertentieconversies: alleen met je toestemming voor marketing (art. 6(1)(a)) laden we de LinkedIn Insight Tag en melden we een verstuurd formulier aan Google Ads en LinkedIn als conversie; aan LinkedIn met je e-mailadres als hash en LinkedIn's klik-ID, zodat LinkedIn het aan een lid kan koppelen. Voor dat meten zijn LinkedIn en wij gezamenlijk verantwoordelijk.
• Klantcases en referenties: als je bedrijf instemt met een referentie of een klantcase: je naam en e-mailadres, waarmee je instemde (naam, logo, citaat) met het bewijs van je toestemming, het interview (getypte notities, of de uitgetypte opname, gemaakt met Microsoft Azure OpenAI in de EU als we die gebruiken), je beslissing en opmerking, en een persoonlijke goedkeuringslink. Je naam, logo en citaat publiceren we alleen met je toestemming (art. 6(1)(a)); de case voorbereiden doen we op gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)).
• Downloads per mail: vraag je een document aan, dan mailen we je een persoonlijke downloadlink en bewaren we je adres, het document en hoe vaak het gedownload werd; om te doen wat je vroeg (art. 6(1)(b)).
• Documenten van je accountmanager: een klantcase of presentatie die je via een persoonlijke link krijgt, registreert wanneer ze geopend werd, zodat je accountmanager kan opvolgen (gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f)). Zo'n opening gaat alleen naar ons CRM voor contacten die we mogen benaderen, nooit na een bezwaar of afmelding.
• Onze collega's op LinkedIn: collega's die meedoen, krijgen berichten van onze bedrijfspagina voorgesteld om op hun eigen LinkedIn-profiel te delen; we bewaren het voorstel, een voorgestelde tekst en of ze het deelden (gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f)). Delen is hun eigen keuze, via LinkedIn als zichzelf.
• Aanmelding en onze zakelijke toepassingen: je account, bedrijf, aanmeldcodes, de tweede factoren die je instelt (een passkey, een authenticator-app, herstelcodes; nooit een privésleutel), de browsers die je vertrouwt, en wat je in onze toepassingen doet: herstellingen en toestellen, bestelaanvragen, supporttickets en hun mails, werkbonnen en leveringsbonnen die je ondertekent, licenties. Om de dienst te leveren die met je werkgever is afgesproken (art. 6(1)(b) en (f)).
• Beveiligingslogs: aanmeldingen, mislukte pogingen, wijzigingen in toegang, fouten, met het netwerkadres en het type browser. Om onze diensten te beschermen en incidenten te detecteren (art. 6(1)(f), en onze beveiligingsplichten onder de NIS2-wet).

3. Wie ontvangt ze

Alleen verwerkers die voor ons werken onder een verwerkersovereenkomst: Microsoft (Azure-hosting, Microsoft 365, Dynamics 365 Business Central, Clarity), Microsoft Azure (Communication Services voor al onze mails en OpenAI voor de assistent, beide in de EU), Microsoft Teams (webinars), LinkedIn (onze bedrijfspagina, en met toestemming de Insight Tag en conversies, waarvoor LinkedIn en wij gezamenlijk verantwoordelijk zijn: de kern van die afspraak geven we je op vraag), Google (Tag Manager, Analytics, Ads, met toestemming), onze leverancier voor bedrijfsherkenning en ons CRM. We verkopen geen persoonsgegevens.

4. Buiten de EU

Sommige van deze leveranciers zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte steunt op het EU-VS-gegevensprivacykader of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoe lang we ze bewaren

• Formulierinzendingen en chatgesprekken: 12 maanden (spam: 30 dagen).
• Ruwe bezoekersstatistieken en de bezoekers-ID: 24 maanden; bedrijfsopzoekingen: 30 dagen; laadsnelheid: 13 maanden.
• Wat je zocht op de site: 24 maanden, met de statistieken. Een advertentieconversie die nog moet vertrekken: hoogstens 35 dagen.
• Inschrijvingen voor events en webinars, gescande badges en de notitie van ons gesprek: 24 maanden na het event.
• In ons CRM: leads en wat de website over jou doorgaf, 12 maanden na je laatste reactie; contactpersonen die hun bedrijf verlieten 12 maanden; je websitebezoeken als bekend contact en meldingen uit onze toepassingen 24 maanden; gebruiksgegevens 13 maanden; prospecten zonder enige interactie 36 maanden; het auditspoor van het CRM 7 jaar (nooit minder dan 2 jaar).
• Klantcases: 24 maanden nadat de case afgesloten werd of stil kwam te liggen; een geweigerde case houdt dan niets meer van jou, een gepubliceerde houdt je naam en het bewijs van je toestemming zolang ze online staat, maar niet meer het interview, je opmerking of de goedkeuringslink. Een referentieafspraak: tot de afgesproken datum. Downloadlinks: 30 dagen geldig, 90 dagen later verwijderd. Documenten van een accountmanager: je adres 24 maanden. Berichten die we collega's voorstellen: 24 maanden.
• Service Desk: afgesloten tickets 36 maanden, daarna wordt de persoon erop geanonimiseerd; het logboek van supportmails, tevredenheidsenquêtes en afwezigheden 24 maanden; tijdsregistraties 7 jaar (boekhoudwet); supportmails die we negeren 30 dagen.
• Field Service: handtekeningen op leveringsbonnen, met de naam van wie tekende, 10 jaar; tijdsregistraties 7 jaar.
• Bestelportaal: winkelmandjes 90 dagen; aanvragen via de publieke bestelpagina's 24 maanden; de persoon op een verzonden of geannuleerde bestelaanvraag wordt na 24 maanden geanonimiseerd.
• License Manager: mails 12 maanden; de contactpersoon van een proefperiode, antwoorden op enquêtes en stemmen op functieaanvragen 24 maanden.
• Aanmelding: een uitgenodigd account dat nooit geactiveerd werd 14 dagen; uitnodigingen 30 dagen nadat ze verliepen of beantwoord werden.
• Marketingcontacten zonder enige interactie: 24 maanden; mails en wat ermee gebeurde: 24 maanden. Een afmelding blijft op de suppressielijst. Het bewijs van je toestemming bewaren we tot 5 jaar na de laatste verwerking die erop steunt; de laatste afmelding van een adres op de suppressielijst blijft zolang het adres daar staat. Een inschrijving die niemand bevestigt, vervalt na 30 dagen.
• Foutlogs: 90 dagen. Wijzigingshistoriek van de website: 24 maanden. Het auditspoor van de aanmelding (aanmeldingen, mislukte pogingen, wijzigingen in toegang, met netwerkadres en browser): 12 maanden. Een verzoek om een kopie of tot wissen geldt voor al onze toepassingen samen, deze website inbegrepen.
• Aanmeldcodes: verwijderd een dag na het verlopen; vertrouwde browsers: 30 dagen na verlopen of intrekken.
• Klantaccounts: zolang je organisatie klant is en jij er contactpersoon bent.

6. Je rechten

Je kunt inzage en een kopie vragen, verbetering, wissing, beperking en overdracht aan een andere partij, en je kunt altijd bezwaar maken, in het bijzonder tegen direct marketing. Toestemming kun je altijd intrekken. Mail naar privacy@capturetech.com; we antwoorden binnen een maand. Je hebt geen account bij ons nodig: we behandelen een verzoek op je e-mailadres, in al onze toepassingen samen. Je kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. Beveiliging

Versleutelde verbindingen, aanmelding in twee stappen voor klanten, en voor medewerkers en klantbeheerders een tweede factor die niet per e-mail komt (een passkey of een authenticator-app), wachtwoorden alleen als gezouten hash, toegang per rol, en een informatiebeveiligingssysteem gecertificeerd volgens ISO 27001.